0. Einleitung
Die Gehaltsabrechnung erfolgt bei Zahlung des Arbeitsentgeltes an die Arbeitgeber. Der Arbeitnehmer muss die Abrechnung in Textform erstellen und den Arbeitnehmern zukommen lassen. Der Nachweis ist ein Dokument, was die Gestaltung des Gehalts auflistet und für welchen Zeitraum die Zahlung erfolgt. Dabei ist die Gehaltsabrechnung ein monatliches fixes Entgelt, was gezahlt wird. Die Lohnabrechnung hingegen basiert auf den geleisteten Arbeitsstunden. Es gibt keine rechtliche Vorschrift, die Abrechnung in Papierform auszustellen. Viele Arbeitgeber sind inzwischen auf die digitale Gehaltsabrechnung umgestiegen, da das Verwenden schneller und einfacher ist und Kosten gespart werden können. Wir zeigen dir, was genau eine digitale Gehaltsabrechnung ist, wie du diese verwenden kannst und worauf zu achten ist. Geklärt wird zudem die Frage: Solidaritätszuschlag 2021 – Was ist das & warum gibt es ihn?
1. Gehaltsabrechnung Ratgeber
Die Gehaltsabrechnung muss richtig erfolgen und kann über Anbieter abgewickelt werden.
1.1 Was ist eine Gehaltsabrechnung?
Die digitale Gehaltsabrechnung ist vom Aufbau gleich wie die schriftliche Gehaltsabrechnung. Zwingende Angaben sind Name und Anschrift des Arbeitgebers sowie Arbeitnehmers und dessen Geburtsdatum, die Versicherungsnummer sowie Steuerklasse und Steuer-ID des Arbeitnehmers, Beginn der Beschäftigung und Abrechnungszeitraum. Dazu kommen Angaben wie Bruttogehalt, Sachbezüge, vermögenswirksame Leistungen, betriebliche Altersvorsorge, Steuerfreibeträge, Kirchensteuer, Sozialversicherungsbeiträge, persönliche Abzüge, Aufwandsentschädigungen und schließlich der Auszahlungsbetrag.
Die elektronische Abrechnung bringt viele Vorteile mit sich. Der größte Vorteil ist die Einsparung von Kosten. Das sind die Versandkosten, welche beim Versand anfallen würden. Weitere Kosten werden beim Entfall des Druckens gespart sowie der Arbeitszeit und Energiekosten. Beim klassischen Versand muss die Abrechnung zunächst gedruckt, dann sortiert, gefalzt, kuvertiert und frankiert werden. Bei der digitalen Gehaltsabrechnung fallen diese administrativen Aufwände aus und die Personalabteilung hat mehr Zeit für andere Aufgaben. Man geht von einer Ersparnis von 3,10 EUR pro Entgeltabrechnung aus.
1.2 Was können 3 schnelle Tipps sein, um eine Gehaltsabrechnung zu nutzen?
Die größte Hürde bei der Umstellung auf das Verschicken von digitalen Gehaltsabrechnungen ist die Implementierung der Software. Die digitale Lösung kann im bisher verwendeten System integriert werden. Das heißt, die Abrechnungen werden wie gewohnt erstellt und werden dann abgesichert übertragen. Die Anbieter für digitale Gehaltsabrechnungen kümmern sich dann um die Verteilung Zustellung der Dokumente. Die digitalen Lösungen lassen sich einfach in die bestehende Infrastruktur integrieren.
Vor dem Wechsel in das neue System solltest du die Anbieter auf die gebotenen Funktionen miteinander vergleichen. Neben der Integrierbarkeit in das vorhandene System solltest du darauf achten, dass das System intuitiv verwendet werden kann und Support bei Problemen geboten wird. Wichtig ist auch die gebotene Sicherheit.
Als Letztes sollte darauf geachtet werden, dass die Kosten für die digitale Gehaltsabrechnung niedriger sind als bisher. Für die Lohnbuchhaltung fallen im Unternehmen hohe Kosten an. Durch das Nutzen digitaler Anbieter können viele Kosten gespart werden. Deshalb sollte der Anbieter ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis bieten, damit der Arbeitsaufwand und die Kosten dahinter minimiert werden.
1.3 Wie erkennt man hochwertige Qualität bei Lohn und Gehaltsabrechnung Anbietern?
Der Anbieter Vyble.io bietet eine Software zur digitalen Gehaltsabrechnung an. Dabei kann in wenigen Schritten der Service genutzt werden. Erfasst werden können alle wichtigen Daten der Arbeitnehmer und der Anbieter generiert automatisch die Abrechnungen. Die finalen Abrechnungen werden anschließend elektronisch an die Mitarbeiter übermittelt. Lexware.de bietet eine Software rund um Finanzen und Buchhaltung an. Lohn und Gehalt können online erstellt und verschickt werden. Die Software wird für kleine und mittlere Unternehmen empfohlen. Es werden keine Fachkenntnisse benötigt und die Bedienung ist einfach und intuitiv.
Lexoffice.de bietet online Lohnabrechnungen an, die den Bürokratie-Aufwand minimieren. Die Software ist leicht zu bedienen und operiert im Hintergrund. Sie ist rechtssicher und intelligent. Alle Abrechnungen werden erstellt und versendet. Die Lösung ist für kleine Unternehmen maßgeschneidert und kann optimal eingesetzt werden. Du hast jederzeit alles im Blick und Zugriff von überall aus. Es werden Mitarbeiterdaten verwaltet, Abrechnungen aller Art erstellt, automatisch versendet und Support geboten durch zertifizierte Mitarbeiter.
Der Anbieter Ceridian.com bietet kontinuierliche Gehaltsabrechnungen für eine völlig neue Erfahrung an. Im laufenden Betrieb kann jeder darauf zugreifen und die Abrechnungen prüfen oder erstellen. Die Datenprüfungen beanspruchen kaum Zeit und es gibt eine einheitliche Zeiterfassung und Gehaltsauszahlung. Zudem werden Compliance-Funktionen geboten. Die traditionellen Gehaltsabrechnungen werden ersetzt und eine zentrale Lösung geboten. Die Personalabteilung kann den Service für die Berichterstattung und automatische Abgabe der Steuern und Meldungen an Finanzamt und Krankenkassen nutzen. Die Dateneingabe erfolgt schnell und nach der monatlichen Abrechnung stehen Berichte für die Buchhaltung zur Verfügung.
1.4 Solidaritätszuschlag 2021 – welche Änderungen gab es?
Viele fragen sich,Solidaritätszuschlag 2021 – Was ist das & warum gibt es ihn?Der Solidaritätszuschlag wurde 1998 eingeführt. Alle Steuerzahler, die über einer gewissen Freigrenze liegen, sollen den Zuschlag zahlen. Gering- und Mittelverdiener sind davon ausgeschlossen. Die Grenze hat sich 2021 auf 16.956 Euro und bei Zusammenveranlagung auf 33.912 Euro erhöht. Zudem wurde eine Milderungszone eingeführt. Wer hohes Einkommen erzielt muss weiterhin bezahlen. Für über 90 Prozent ist der Solidaritätszuschlag weggefallen. Einzelunternehmer und Personengesellschaften zahlen ebenfalls keinen Solidaritätszuschlag, wenn sie unter der Freigrenze liegen.
Die neue Milderungszone soll Arbeitnehmer schützen, die nur knapp über der Freigrenze liegen. Damit diese nicht die volle Höhe für den Solidaritätszuschlag zahlen müssen, wurde eine Milderungszone eingeführt. Der zu bezahlende Zuschlagssatz steigt innerhalb dieser Zone mit steigendem Einkommen. Erzielt ein Alleinstehender über 109.000 Euro und Verheiratete über 221.000 Euro muss der volle Beitrag gezahlt werden. Der Zuschlagssatz berechnet sich mit 5,5 Prozent der Einkommenssteuer.
2. Abschlussfazit und Empfehlung
Durch die digitale Gehaltsabrechnung steht dem Unternehmen nichts mehr im Wege, die Abläufe in der Personalabteilung zu digitalisieren und effizienter zu arbeiten. Die Mitarbeiter haben keinen hohen Zeitaufwand mehr durch Arbeitsschritte wie das Drucken und Versenden der Abrechnungen. Alle Arbeitsschritte werden zentral verwaltet und die Software kann in das bisherige System integriert werden. Die Arbeitnehmer haben den Vorteil, dass alle Abrechnungen digital eingesehen werden können. Die Sicherheit und Datenschutz sind sehr wichtig, was von den meisten Anbietern großgeschrieben wird. Je nach Anbieter werden zudem weitere Funktionen geboten, die den Arbeitsalltag erleichtern können. Die Prozesse laufen automatisch und im Hintergrund ab.
3. Produktempfehlung
3.1 Crashkurs Lohn und Gehalt: Grundlagen der Lohnabrechnung, Sozialversicherung und Lohnsteuer (Haufe Fachbuch) Taschenbuch – 26. März 2021
Wir empfehlen dir das Buch Crashkurs Lohn und Gehalt von Carola Hausen aus dem Jahr 2021 zu lesen, wenn du dich mit den Grundlagen der Lohnabrechnung, Sozialversicherung und Lohnsteuer vertraut machen möchtest. Dabei geht es um die korrekte Abrechnung, die Vermeidung von Fehlern und Risiken und die Einhaltung der Rechtsvorschriften. Das Buch bietet einen guten Überblick und vermittelt die Basis für die korrekte Gehaltsabrechnung. Dabei werden einige Praxisfälle aufgelistet, damit du die typischen Fehler vermeiden kannst. Es werden umfangreiche Arbeitsunterlagen und Checklisten geliefert. Neue Themen sind die Abrechnung bei Kurzarbeit und bei der privaten oder freiwilligen Krankenversicherung. Enthalten sind zudem die neuen Lohnsteuer- und Sozialversicherungswerte.