0. Einleitung

Online Sekretariate liegen immer mehr im Trend. Durch diesen Service können Unternehmen einiges an Geld sparen. Hinter einem Online Sekretariat verstecken sich „echte“ Sekretärinnen, die sich außerhalb des Unternehmens befinden. Dadurch spart sich ein Unternehmen ein Büro, Strom und eine komplette Ausstattung. Welche Aufgaben das Sekretariat übernehmen soll, kann individuell besprochen werden. Die Sekretärin nimmt Anrufe entgegen, verwaltet Termine oder erstellt Texte. In der heutigen Zeit ist es nicht mehr notwendig, dass sich das Sekretariat im Nachbarzimmer befindet. Kunden, die sich telefonisch mit dem Unternehmen in Verbindung setzen, werden den Unterschied gar nicht merken. Online Sekretariate bieten ein Höchstmaß an Flexibilität.

1. Online Sekreteriat Ratgeber

Der Online Sekretariat Ratgeber soll dir das Thema „Online Sekretariate“ etwas näher bringen. Die Auslagerung von Arbeitsplätzen liegt immer mehr im Trend. Viele Sekretärinnen bieten ihre Arbeitskraft in Form von Home Office an. Das bedeutet, dass sie sich Zuhause ein entsprechendes Büro inklusive Computer, Telefon und alles was sie für ihre tägliche Arbeit benötigt.

1.1 Online Sekreteriat: was sind Vorteile?

Online Sekretariate bieten viele Vorteile. Eine Sekretärin steht Tag und Nacht telefonisch oder online zur Verfügung. Sie übernimmt auch Arbeiten am Wochenende und kann individuell für einen Arbeitseinsatz genutzt werden. Im Vorfeld können alle Arbeiten besprochen werden, die von der Online Sekretärin übernommen werden sollen. Es kann auch festgelegt werden, ob es sich nur um eine Schwangerschaftsvertretung, Arbeiten am Wochenende oder eine feste Arbeitsbasis handelt. Durch ein Online Sekretariat kann auf eine Büroausstattung verzichtet werden.

1.2 Was kostet es online Sekreteriat zu nutzen?

Wie teuer ein Online Sekretariat monatlich ist, hängt vom Einsatzzweck ab. Erfahrene Sekretärinnen können auch für Bestellannahmen oder eine Produktberatungen eingesetzt werden. Einige Anbieter bieten ihren Service ab einem Preis von 19 Euro monatlich an. Dieses Angebot umfasst beispielsweise einen Telefonservice, bei dem ein bis fünf Anrufe pro Tag entgegengenommen werden. Bevor ein Angebot in Anspruch genommen wird, sollten verschiedene Angebote direkt miteinander verglichen werden. Da der Preis vom Umfang der Arbeiten abhängt, kann keine genaue Summe genannt werden.

1.3 Wie erkennt man hochwertige Qualität bei einem online Sekreteriat?

Ein gutes Online Sekretariat bietet ein breites Angebot an. Es ist täglich 24 h erreichbar und hat einen guten Ruf. Die Sekretärinnen müssen in der Lage sein, alle Aufgaben termingerecht und fehlerfrei abzuliefern. Viele Kunden kommen erstmals telefonisch mit einem Unternehmen in Kontakt. Werden die Anrufe ausgelagert, ist es umso wichtiger, dass sie von einer freundlichen Stimme begrüßt und kompetent beraten werden. Alle erledigten Arbeiten müssen transparent abgerechnet werden. Unternehmen müssen bei einem seriösen Anbieter keine Einrichtungsgebühr zahlen und erhalten ein individuelles Angebot. Da die eingesetzte Sekretärin viele interne Informationen während ihrer Tätigkeit über das Unternehmen erfährt, ist es besonders wichtig, dass sie eine absolute Verschwiegenheit einhält. Alle sensiblen Daten müssen jederzeit vertraulich behandelt werden. Bei der Wahl eines Online Sekretariates sollte darauf geachtet werden, dass der Datenschutz jederzeit gewährleistet ist. Schließlich kann bei einer Online Sekretärin nicht ausgeschlossen werden, dass sie für zwei in Konkurrenz stehenden Unternehmen tätig ist.

1.4 Online Sekreteriat oder Büroservice: wo sind die Unterschiede ?

Bei einem Online Sekretariat handelt es sich um eine feste Sekretärin, die sich wie in einem klassischen Sekretariat in alle Arbeiten gut einarbeitet. Sie ist ein fester Ansprechpartner, die für die unterschiedlichsten Schreibarbeiten oder für den Telefonservice zur Verfügung steht. Ein Büroservice ist in der Regel ein ausgelagertes Großraumbüro, in dem unterschiedliche Mitarbeiter arbeiten. Beide Varianten können als Outsourcing der unterschiedlichsten Büroarbeiten genutzt werden. Es handelt sich um eine moderne Form von Dienstleistungen, die sich besonders auf Bürodienstleistungen spezialisiert haben. Mit einem Büroservice wird ein umfassendes Angebot an Leistungen geschaffen, die dein Unternehmen entlasten sollen. Du kannst den Service über einen bestimmten Zeitraum oder fest in Anspruch nehmen. Besonders für zeitraubende oder sehr arbeitsintensive Arbeiten ist es sinnvoll, einen Büroservice in Anspruch zu nehmen. Hierbei kann es sich um die Bestellannahme beispielsweise vor Weihnachten oder die Erstellungen von Rechnungen handeln. Folgende Arbeiten können unter anderem an einen Büroservice ausgelagert werden:

– Annahme und Durchführung von Telefonaten von einem online Sekreteriat
– Koordination von Geschäftsterminen
– Beantwortung von eingehenden E-Mails
– Erledigung der Korrespondenz
– Bestellung von Büromaterialien oder anderen Materialien
– Buchung von Geschäftsreisen
– Erstellung von Rechnungen oder Texten

2. Abschlussfazit und Empfehlung

Ein Online Sekretariat bietet dir die Möglichkeit, dass für Kunden und Geschäftspartner immer jemand präsent ist, der Anrufe entgegennimmt oder Termine verwaltet. Wie bei einer klassischen Sekretärin werden einem Online Sekretariat die unterschiedlichsten Bürotätigkeiten übertragen. Das Anfertigen von Texten ist durch Stichpunkte, Audios oder Diktate möglich. Professionelle Sekretärinnen übernehmen alle kaufmännisch-verwaltenden Tätigkeiten. Zusätzlich können ihr Assistenzaufgaben übertragen werden. Anders als bei einem Büroservice gibt es eine feste Ansprechpartnerin, die sich in die Belange des Unternehmens einarbeiten kann. Sie ist ein fester Bestandteil der Firma und es kann sich auf Dauer eine vertrauensvolle Basis aufbauen. Bei diesem Service fallen nur Arbeitsstunden, aber keine Bürokosten an.

3. Produktempfehlungen

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